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【知識分享】解鎖EXCEL套表新技能

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日常工作中,你是否經常被大表哥Excel上的無數復雜數字、難懂函數邏輯搞得暈頭轉向?

在這個數字化時代,與大表哥EXCEL打交道似乎已經成為大部分辦公人群工作中不可或缺的一部分。特別是對財務、銷售等從業者來說,他們需要定期或不定期地統計不同部門/門店/人員的成本預算、銷售業績等各類數據,與大表哥打交道的次數就更加頻繁。

有這樣一家貿易公司,其公司的銷售助理MM表示,她幾乎每天都要和各類Excel表格打交道,但在使用億方云之前,這個過程卻極其痛苦:公司共設五個銷售小組,每天承接上百份訂單。作為銷售助理,她每天都需要對接各小組組長,收集、匯總、整理各小組訂單數據,并提交至財務部做回款管理,而這些工作無一不是通過Excel來完成的。

原本繁重的工作量就已讓身為銷售助理的她每天忙得不可開交,加上又經常碰到以下問題,簡直堪稱“血淚史”:

各組長發送數據的方式各不相同,每天都要從QQ、微信、郵件等多個渠道下載數據到本地電腦,再做匯總;

收回來的數據經常格式不一,需要花費大量時間進行調整;

所有數據收齊后才能進行匯總統計,但時常有人拖沓延誤,導致匯總工作延遲;

若訂單數據發生變更,又要重新下載表格統計,工作量double;

如遇到旺季或年底沖業績,領導隔三差五問一遍實時訂單數據,每次做一個表格真的很崩潰。

如此看來,雖說該助理MM是數據分析師出身,能把“大表哥”玩得如此爐火純青,可在沒有辦公利器輔助的情況下,也很難輕松快速地完成匯總工作。

但在使用億方云之后,助理MM開啟了全新的工作方式,匯總工作也得以更加高效的完成。下面,為大家分享她的全新工作方式:

做好準備工作,收獲的將是一勞永逸



1.在億方云中,助理MM為5個銷售小組分別建立獨立的訂單文件夾,以及只對自己和領導開放的總表文件夾







2.將5個小組訂單文件夾及總表文件夾“同步至本地”




3.在本地同步文件夾中,創建各小組的源數據#標準模板#








注:設置模板時盡量固定格式,避免后續手動的調整,舉個栗子:銷售一組訂單表中組名可以通過設置數據驗證的方式,限制單元格內容只能為“銷售一組”,而不能是“一組”或者“銷售1組”。所有基于統計需要的固定內容或格式的單元格,都要預先在模板中做好設置)


4.基于業務需要#設計匯總表#,并建立總表與分表間的函數關系

啟動即匯總,告別無休止的下載與返工


做好以上準備工作后,各組長每天在億方云上按照標準模板錄入訂單,助理MM只需在指定時間節點啟動億方云。由于匯總表與各明細表之間內嵌了本地EXCEL函數功能,億方云將自動調取各小組填報好的云端源數據、實時更新總表。如此一來,助理MM就可告別無休止的下載與返工工作,事半功N倍!





如果您覺得以上這些技巧分享對您有幫助,那就趕快操練起來吧!

另附Tips:

1)表格模板若有改動,需開啟實時同步,以免匯總表統計錯數據。

2)該方法借用了本地excel的數據引用功能,需注意引用功能指向本地絕對路徑(包括盤符、文件夾路徑、文件名、sheet名稱),分表或總表的文件路徑若有改動,可能導致匯總表找不到數據。


3)如若要生成一份無公式無外鏈的簡單版本發給領導,將匯總表另存為一份結果表,刪除所有鏈接即可。


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